Podmínky a GDPR

ČÁST I: Všeobecné obchodní podmínky (VOP)

1. Úvodní ustanovení a smluvní strany

Provozovatelem platformy iAsist je Alavia Education s.r.o., IČ: 04579356, DIČ: CZ04579356, se sídlem Sládkova 372/8, Ostrava, Česká republika (dále jen „Provozovatel"). Uživatelem platformy je fyzická nebo právnická osoba (zpravidla virtuální asistent/ka), která dokončí registrační proces na webových stránkách iAsist.cz. Spotřebitelem se rozumí Uživatel — fyzická osoba, která smlouvu uzavírá mimo rámec své podnikatelské činnosti.

2. Předmět služby

Provozovatel poskytuje Uživateli nevýhradní právo užívat Platformu formou „Software as a Service" (SaaS). Platforma slouží primárně k organizaci práce virtuálních asistentek, včetně správy klientů (CRM), měření času (time-tracking), fakturace, tvorby smluv a klientského portálu.

3. Práva a povinnosti uživatele a Vlastnictví dat

100% vlastnictví dat: Veškerá data (klientské databáze, faktury, časové výkazy, dokumenty), která Uživatel do Platformy nahraje, zůstávají výhradním majetkem Uživatele. Provozovatel si nenárokuje žádná práva na tento obsah.
Export dat: Uživatel má právo svá data z Platformy kdykoliv exportovat ve strojově čitelném formátu.
Zakázané činnosti: Uživatel se zavazuje nevyužívat Platformu k rozesílání spamu, nahrávání škodlivého kódu (virů) nebo k jakékoliv činnosti v rozporu s platnými zákony ČR a EU.
Ochrana účtu: Uživatel je plně zodpovědný za bezpečnost svých přihlašovacích údajů.

4. Platební podmínky a předplatné

Platforma je poskytována na základě modelu předplatného. Prvních 45 dní užívání je poskytováno zdarma v rámci zkušební doby (Trial). Po uplynutí této doby je užívání zpoplatněno dle aktuálního ceníku. Platby jsou zpracovávány zabezpečenou platební bránou Stripe. Předplatné se automaticky obnovuje, dokud jej Uživatel nezruší.

5. Omezení odpovědnosti

Platforma je poskytována ve stavu „tak jak je" (as is). Provozovatel negarantuje 100% nepřetržitou dostupnost služby a nenese odpovědnost za výpadky způsobené třetími stranami.

Vyloučení odpovědnosti za škody: Provozovatel v maximálním rozsahu povoleném zákonem nenese odpovědnost za jakékoliv přímé či nepřímé škody, včetně ušlého zisku, ztráty dat nebo jiných nehmotných ztrát, které vzniknou v důsledku používání nebo nemožnosti používat Platformu.
Maximální limit odpovědnosti: Celková odpovědnost Provozovatele je omezena maximálně do výše částky, kterou Uživatel Provozovateli za užívání Platformy zaplatil za posledních 12 měsíců.

6. Ukončení smlouvy a správa účtu

Entita, která nevyužívá placený tarif a jejíž účet nevykazuje žádnou aktivitu po dobu 180 dní, bude považována za neaktivní. Administrátoři entity obdrží upozornění e-mailem. Pokud nedojde k obnovení aktivity do 30 dnů od odeslání upozornění, bude entita včetně veškerých dat trvale smazána. Toto smazání je nevratné.

7. Právo spotřebitele odstoupit od smlouvy

Spotřebitel má právo odstoupit od smlouvy uzavřené distančním způsobem ve lhůtě 14 dnů od jejího uzavření bez udání důvodu (§ 1829 občanského zákoníku). Pokud spotřebitel výslovně požádal o zahájení poskytování služby již během lhůty pro odstoupení (potvrzením příslušného pole při nákupu), právo na odstoupení tím nezaniká, Provozovateli však náleží poměrná část ceny za služby poskytnuté do okamžiku odstoupení (§ 1834 občanského zákoníku). Právo na odstoupení zaniká, byla-li služba s předchozím výslovným souhlasem spotřebitele zcela splněna (§ 1837 písm. a) občanského zákoníku). Odstoupení lze zaslat e-mailem na info@iasist.cz; spotřebitel může využít vzorový formulář níže.

Příloha č. 1 — Vzorový formulář pro odstoupení od smlouvy

(Formulář vyplňte a odešlete pouze v případě, že chcete odstoupit od smlouvy)

Adresát: Alavia Education s.r.o., Sládkova 372/8, Ostrava, Česká republika, IČ: 04579356, DIČ: CZ04579356, E-mail: info@iasist.cz

Oznamuji/oznamujeme(*), že tímto odstupuji/odstupujeme(*) od smlouvy o poskytování této služby:

Název služby: ………………………………… | Datum uzavření smlouvy: ………………………………… | Jméno a příjmení spotřebitele/spotřebitelů: ………………………………… | Adresa spotřebitele/spotřebitelů: ………………………………… | Podpis spotřebitele/spotřebitelů (pouze pokud je formulář zasílán v listinné podobě): ………………………………… | Datum: …………………………………

(*) Nehodící se škrtněte.

8. Změny VOP

Provozovatel oznámí Uživateli změnu VOP e-mailem nejméně 14 dnů před datem účinnosti změn. Uživatel, který se změnami nesouhlasí, může smlouvu před datem jejich účinnosti vypovědět bez jakékoliv sankce. Pokračování v užívání Platformy po datu účinnosti změn se považuje za jejich přijetí.

9. Rozhodné právo a řešení sporů

Právní vztah mezi Provozovatelem a Uživatelem se řídí českým právem. Tím nejsou dotčena práva spotřebitele vyplývající z kogentních ustanovení právního řádu státu jeho obvyklého bydliště. Spotřebitel má právo na mimosoudní řešení spotřebitelského sporu; věcně příslušným subjektem je Česká obchodní inspekce (www.coi.cz). Seznam subjektů mimosoudního řešení spotřebitelských sporů v členských státech EU je dostupný na adrese:

https://consumer-redress.ec.europa.eu/dispute-resolution-bodies

ČÁST II: Zásady ochrany osobních údajů a GDPR

1. Základní definice rolí

Provozovatel jako Správce: Vůči osobním údajům samotných Uživatelů (asistentek) vystupuje Provozovatel jako Správce (jméno, e-mail, fakturační údaje).
Provozovatel jako Zpracovatel: Vůči datům klientů, která do systému vloží asistentka, vystupuje Uživatel jako Správce a Provozovatel iAsist jako Zpracovatel (dle čl. 28 nařízení GDPR).

2. Rozsah a účel zpracování

Vytvoření účtu: Jméno, příjmení, e-mail, heslo (Plnění smlouvy).
Fakturace: Fakturační údaje, IČO, historie plateb (Plnění právní povinnosti).
Podpora: Komunikační logy, IP adresy (Oprávněný zájem).

3. Zpracovatelská smlouva (čl. 28 GDPR)

Provozovatel se zavazuje zpracovávat data pouze na základě pokynů Uživatele skrze aplikaci a zajistit bezpečnost dat na úrovni SSL šifrování a šifrování databází at-rest. Databáze a hosting osobních údajů jsou umístěny výhradně v Evropské unii. Provozovatel využívá tyto subdodavatele (zpracovatele): Supabase, Cloudflare a Lovable (hosting a databáze, EU); Postmark (odesílání transakčních e-mailů); Stripe (zpracování plateb); Anthropic (Claude API pro funkce AI iAsist). Se všemi subdodavateli má Provozovatel uzavřené smlouvy o zpracování osobních údajů dle čl. 28 GDPR. U subdodavatelů se sídlem mimo EU/EHP (zejména Postmark, Stripe, Anthropic) je předávání zajištěno na základě standardních smluvních doložek EU, případně mechanismu EU-US Data Privacy Framework.

4. Doba uchovávání osobních údajů

Osobní údaje spojené s neaktivními entitami bez placeného tarifu jsou uchovávány po dobu maximálně 210 dní od poslední aktivity (180 dní nečinnosti + 30denní lhůta po upozornění), poté jsou trvale vymazány v souladu se zásadou minimalizace údajů dle čl. 5 odst. 1 písm. e) nařízení GDPR.

5. Údaje ze služeb Google (Google API Services)

Pokud si Uživatel propojí svůj účet Google s Platformou (integrace Google Kalendář nebo Google Disk), získává Platforma přístup pouze k údajům nezbytným pro fungování dané integrace: událostem kalendáře, souborům, které Uživatel v rámci Platformy sám vytvoří nebo vybere, a e-mailové adrese účtu Google pro jeho identifikaci.

Rozsah přístupu: Platforma žádá o přístup pouze v minimálním nezbytném rozsahu. U Google Disku jde o oprávnění omezené výhradně na soubory a složky, které Uživatel sám v Platformě vytvořil nebo explicitně vybral — Platforma nemá přístup k žádným jiným souborům na Disku. U Google Kalendáře jde o oprávnění ke čtení a zápisu událostí v kalendářích, jejichž identifikátor Uživatel v Platformě používá, bez obecného přístupu ke správě či mazání celých kalendářů účtu.
Sdílení dat: Google User Data neprodáváme, nesdílíme ani nepředáváme třetím stranám a nepoužíváme je pro reklamu ani profilování, s jedinou výjimkou subdodavatelů nezbytných k provozu Platformy. Pokud Uživatel využívá funkci AI iAsist a položí dotaz týkající se kalendáře či rozvrhu, mohou být údaje o událostech z propojeného Google Kalendáře (název, čas, místo) předány poskytovateli AI (Anthropic, Claude API) výhradně za účelem zpracování tohoto dotazu; Anthropic tato data nepoužívá k trénování svých modelů. Data z Google Disku se do funkce AI iAsist ani k Anthropic v žádné podobě nedostávají. Google User Data se dále nesdílí s žádnou jinou třetí stranou.
Uchování a mazání: Google Disk: Platforma neukládá obsah souborů z Disku — ten zůstává výhradně na Disku Uživatele; ukládáme pouze identifikátor propojené složky/souboru a šifrovaný přístupový token, který je trvale smazán okamžitě po odpojení účtu Uživatelem (Nastavení → Úložiště → Odpojit). Google Kalendář: ukládáme zrcadlenou kopii údajů o události (název, čas, popis, místo) za účelem zobrazení v jednotném kalendáři Platformy; tato data jsou trvale smazána okamžitě po odpojení Google Kalendáře (Nastavení → Kalendář → Odpojit). V obou případech dochází k trvalému smazání také automaticky při úplném smazání účtu Uživatele.
Omezené použití (Limited Use): Používání a předávání informací získaných z Google API do jakékoliv jiné aplikace se řídí zásadami Google API Services User Data Policy, včetně požadavků na omezené použití (Limited Use).

6. Práva subjektů údajů

Každý, jehož osobní údaje Provozovatel zpracovává jako Správce, má právo na přístup ke svým údajům, jejich opravu, výmaz, omezení zpracování, přenositelnost, právo vznést námitku proti zpracování založenému na oprávněném zájmu a právo kdykoliv odvolat udělený souhlas. Žádosti lze uplatnit e-mailem na info@iasist.cz; Provozovatel odpoví bez zbytečného odkladu, nejpozději do jednoho měsíce. Subjekt údajů má rovněž právo podat stížnost u dozorového úřadu — Úřadu pro ochranu osobních údajů (www.uoou.gov.cz), případně u dozorového úřadu v místě svého obvyklého bydliště. Žádosti týkající se dat, která do Platformy vložila virtuální asistentka jako Správce, Provozovatel postoupí příslušné asistentce.

ČÁST III: Dohoda o mlčenlivosti (NDA)

1. Předmět důvěrných informací

Důvěrnými informacemi se rozumí veškerá data vložená Uživatelem do Platformy. Zejména jde o databáze klientů, finanční transakce, faktury, záznamy měření času, strukturu úkolů a obsah generovaných smluv.

2. Závazek Provozovatele

Provozovatel se výslovně zavazuje, že zajistí naprostou důvěrnost všech vložených dat. Důvěrné informace nepoužije pro svůj vlastní prospěch, nezkopíruje je, ani je neposkytne, neprodá či jinak nezpřístupní třetím stranám. Nebude provádět žádnou analytiku obsahu dat za účelem komerčního profilování pro třetí strany.